一、公文的分类

　　1.根据国务院2000年8月24日发布的新的《国家行政机关公文处理办法》规定，目前我国通用的国家行政机关公文共有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

　　2.按照行文关系又可分为下行文、上行文和平行文。

　　（1）下行文

　　凡是上级机关向下属机关发送的公文，称为下行文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复和意见等。

　　（2）上行文

　　凡是下级机关向上级机关呈送的公文，称为上行文，如报告、请示等。

　　（3）平行文

　　平级机关或者不相隶属的机关之间，由于工作需要相互往来的公文，称为平行文，如函、议案，包括某些通知等。

　　3.按照性质作用又可分为命令性公文、指导性公文、决定性公文、知照性公文、呈请性公文、商洽性公文、记录性公文。

　　二、公文的构成

　　公文名称+发文字号+份数序号+秘密等级和保密期限+紧急程度+签发人+公文标题+主送机关+正文+（附件）+签发机关印章或签署+成文日期+……。

　　（1）公文名称：位于眉首的中央，由发文机关的全称或规范化的简称加“文件”二字组成，如“国务院文件”；如果是两个或两个以上机关联合行文的，主办机关名称在上，其余排列于后；报告、请示和一些事务性公文，可以只用发文机关名称加文种（用圆括号括起来），如“××大学（通知）”。

　　（2）发文字号：位于公文名称的正下方、文头底线之上，是发文机关对其制发的公文依次编排的代码，由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。如上海市人民政府的文件发文字号是“沪府发[2001]10号”（“沪府”表示上海市人民政府，“[2001]”表示2001年度，“10号”表示这一年的发文顺序号）。

　　（3）份数编号：同一公文如印制若干份时，一般应标明份数序号，一般用阿拉伯数字标识于眉首顶格左上端，其标法是“000001”。

　　（4）签发人：在向上呈报的公文中，应当标明核准并签发文稿内机关负责人姓名，表明公文的具体责任者。签发人标志的位置在发文字号同一行的右侧，空两格书写“签发人：×××”。

　　（5）公文标题的基本组成：发文机关名称（可省略）+发文事由（可省略）+文种。如《国务院关于实施西部大开发若干政策措施的通知》。

　　三、常见行政公文的适用范围

　　（1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（2）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（3）通知：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　（4）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　（5）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　（6）请示：适用于向上级相关请求指示、批准。

　　（7）批复：适用于答复下级机关请示事项。

　　（8）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　四、决定与决议的区别

　　（1）决定可以由会议做出，也可以由领导集体做出；而决议必须由会议审议通过，所以在决议的标题下应有题注，标明决议通过的时间和会议全称。

　　（2）决定和决议都是决策性公文，一般来说，决定偏重于务实，决议偏重于务虚，决议的理论性强。有些决议，如党在1981年十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，实际上是重要的历史文献。

　　五、公告与通告的区别

　　（1）从制发者的级别来看，公告高于通告。公告的制发者主要是党和国家高级机关。通告则不然，上至党和国家的高级机关，下至基层机关、社会团体、企事业单位，都可使用。

　　（2）从公布的内容和告知事项的重要程度来看，公告高于通告。公告主要是郑重宣布重要事项或者法定事项，通告主要是用于发布应当遵守所周知的事项。

　　（3）从公布的范围来看，公告大于通告，公告是向国内外宣布，范围很广。通告是在一定范围内发布，主要针对社会的某一方面。

　　（4）从文字长短程度来看，公告一般短于通告。

　　六、通知与指示的区别

　　（1）通知侧重于要求下级机关知晓、办理或执行某些事项，所作安排较具体；指示侧重于向下级机关阐明工作活动的指导原则，要求下级机关结合实际情况贯彻执行，所作安排较原则。

　　（2）通知是从中央到地方，从机关到企事业单位都能使用的文种；指示一般只能由国务院及各部委、省自治区直辖市人民政府发布，而且必须是重大事项才能使用，一般行政机关及企事业单位不能使用。

　　七、通报、通知与通告的区别

　　（1）告知的范围不同：通报和通知属于机关内部公文，一般都有受文机关，有些还需保密。通告则属周知性公文，可以张贴甚至广播、登报。

　　（2）告知的内容不同：通报可以用来表彰先进，批评错误，而通知、通告不具备这一功能。通知可以用来转发、批转公文，发布规章制度，任免、聘用干部，通报和通告不具备这一功能。

　　（3）告知的时机不同：通告和通知告知的是“事项”，一般是在事前或事初告知，二者的区别在于告知的范围有大小。通报告知的是“情况”，只有在事后才能告知。

　　八、报告与请示的区别

　　（1）行文时间不同。报告是为了让上级机关了解和掌握情况，它所涉及的工作或事项，可能尚未进行或办理，可能正在进行或办理，也可能已经完成或办毕。因此，报告可以在事前、事中或事后行文。而请示中的工作或事项，必须经过上级机关审核、批准后方能实施、办理。因此，请示必须事前行文，切不可“先斩后奏”。毛泽东说过：“事前请示、事后报告”。

　　（2）行文内容不同。报告可以是一文一事，作专题性报告；也可以一文数事，作综合性报告。请示必须一文一事，便于上级机关及时审批。如果在一份请示中写了几件事项，上级机关在审核时可能会因为有些事项尚需研究而不能立即批复，从而延误本可立即批复事项的办理。

　　（3）行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解掌握情况，或者提出意见、建议，一般无需上级机关批准。请示的目的是为了得到上级机关的审核、批准，必须要求上级机关及时给予批复。

　　（4）处理方式不同。与下级机关发出报告和请示的目的不同相对应，上级机关在收到报告和请示时的处理方式也不同。对报告一般只作为“阅件”在一定范围内传阅，然后立卷归档。而对请示则无论同意与否，都必须及时批复。

　　（5）行文重心不同。报告是陈述性公文，以叙事为主。请示是请示性公文，以说理为主。

　　九、批复与指示的区别

　　（1）行文范围不同。指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，面向所属的下级机关。批复适用于答复下级机关请示事项，面向来文请示的下级机关。

　　（2）行文原因不同。指示是上级机关根据实际的需要主动行文。批复是上级机关应下级机关的请示被动行文。

　　（3）行文篇幅不同。指示一般内容丰富，篇幅较长，常常分条列项写。批复一般内容单一，有的三言两语，短小精悍；即使分条开列，篇幅也不会很长。

　　十、行政公文办理

　　（1）收文办理包括签收、启封、收文登记、审核、分文、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办12个环节。

　　（2）发文办理包括拟稿、审核、签发、复核、繕印、校对、用印与签署、分发、装封、发送10个环节。